Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Vähävaraisten lemmikkiapu ry
Y-tunnus: [TÄYDENNETTÄVÄ]
Kotipaikka: [TÄYDENNETTÄVÄ]
Sähköposti: info@lemmikkiapu.info

Tietosuoja-asioissa yhteyshenkilö: [TÄYDENNETTÄVÄ, esim. sihteeri].

2. Mitä rekistereitä pidämme ja miksi

Jäsenrekisteri

Yhdistyslain 11 §:n mukaan yhdistyksen on pidettävä luetteloa jäsenistään (täydellinen nimi ja kotipaikka). Lisäksi käytämme jäsenten yhteystietoja jäsenmaksujen laskuttamiseen ja jäsenviestintään.

Käsittelyn oikeusperusteet: jäsenyyssuhde eli sopimus (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) ja lakisääteinen velvoite (yhdistyslaki, kirjanpitolaki, 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Yhteydenotot ja avunpyynnöt

Verkkosivujen lomakkeilla lähetetyt avunpyynnöt ja viestit tallennetaan, jotta voimme käsitellä pyynnön ja vastata. Avunpyynnöt ovat luottamuksellisia: niitä ei julkaista missään, ja ne näkyvät vain yhdistyksen ylläpidolle. Oikeusperuste: pyynnön käsittelyä edeltävät toimet ja yhdistyksen oikeutettu etu (avustustoiminnan toteuttaminen).

3. Mitä tietoja käsittelemme

Keräämme vain välttämättömän (tietojen minimointi):

• Jäsenrekisteri: nimi, postiosoite, paikkakunta (kotipaikka), puhelinnumero, sähköpostiosoite, jäsenlaji, yritysjäsenellä yrityksen nimi, liittymis- ja päättymispäivä sekä jäsenmaksujen tila (vuosi, summa, laskutus- ja maksupäivä, viitenumero).
• Avunpyynnöt: nimi, paikkakunta, yhteystieto ja hakijan itse kertomat tiedot tilanteestaan.

Emme kerää mitään muuta. Sivusto ei käytä evästeitä eikä kävijäseurantaa.

4. Säilytysajat

• Jäsenen yhteystiedot: jäsenyyden ajan. Kun jäsenyys päättyy, yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti) anonymisoidaan.
• Jäsenmaksutiedot (nimi, vuosi, summa, maksupäivä): nämä ovat kirjanpitoaineistoa, joka säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Sen jälkeen tiedot poistetaan.
• Avunpyynnöt ja viestit: niin kauan kuin käsittely vaatii, minkä jälkeen ne poistetaan.

5. Vastaanottajat ja tietojen siirrot

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä käytetä markkinointiin. Tietoja käsittelevät vain yhdistyksen hallituksen valtuuttamat henkilöt. Tiedot on tallennettu EU:n alueella sijaitsevalle palvelimelle, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

6. Oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• saada tietää, mitä tietoja sinusta on tallennettu, ja saada niistä kopio (tarkastusoikeus)
• pyytää virheellisen tiedon oikaisua
• pyytää tietojesi poistamista siltä osin kuin laki ei velvoita säilyttämään niitä (esim. kirjanpitoaineisto)
• pyytää käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen. Vastaamme kuukauden kuluessa.

7. Suojaus

Tiedot säilytetään suojatulla palvelimella, johon on pääsy vain salasanalla yhdistyksen ylläpidolla. Kaikista jäsenrekisterin muutoksista pidetään lokia. Rekisteri ei ole julkinen, eikä sen tietoja näytetä verkkosivuilla.